El personal que presta servicios de atención al público ¿Está obligado a consignar en el ejercicio de sus funciones de cotejo y compulsa de documentos su nombre, apellidos y DNI
Atendiendo a la normativa que regula el servicio de atención al ciudadano, la denominación del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano competente para la emisión de un documento y el nombre y dos apellidos del mismo son suficientes para identificar al funcionario que formaliza un documento, sin que sea exigible la identificación del mismo mediante su DNI. Este criterio parece trasladable al funcionario, que ocupando un puesto de trabajo en una unidad de Registro, coteja los documentos originales y la copia presentada, ya que resultará identificado con su nombre y apellidos si consta en el sello de compulsa, tal y como señala el precepto transcrito, la identificación del órgano y la fecha en que se realiza la misma. De este modo, la inclusión del DNI podría no ajustarse al artículo 5 del RGPD, en relación con el principio de minimización de datos, salvo que tal dato fuese exigido por una norma especial.
En todo caso, es recomendable la utilización de un sello del órgano correspondiente, sin necesidad de que aparezca la identificación del funcionario que realiza esta labor.
Basado en: Guías sectoriales AEPD. Protección de datos y Administración Local.
Respecto a la firma electrónica utilizada por los empleados públicos ¿es factible que en las propiedades de la firma vaya asociado el dato del DNI de la persona firmante?
La implantación de un sistema de firma electrónica no tiene porqué modificar el contenido de los documentos que los empleados públicos firmen en el ejercicio de sus atribuciones si dicha modificación no tiene su origen en una norma. No debe así confundirse el contenido del certificado electrónico, que debe reunir los requisitos exigidos por la normativa aplicable, con el contenido del documento resultante de la firma electrónica que deberá incluir los datos requeridos por la normativa que le resulte aplicable.
Por consiguiente, la incorporación, tanto en la firma de los documentos electrónicos o en papel como en la marca de agua, del dato relativo al DNI del funcionario firmante podría constituir un tratamiento excesivo y, en consecuencia, contrario al principio de minimización de datos del artículo 5 del RGPD.
Basado en: Guías sectoriales AEPD. Protección de datos y Administración Local.